《书信的格式范文通用5篇》

书信的格式 篇1

商贸英文书信在我国又称为外贸书信，它是指外贸公司(企业)及其人员在对外贸易活动中，与涉外企业及其人员之间相互往来的以商贸交往为内容的各种英文信件。广义上的商贸英文书信还包括电报、电传、明信片以及各种商务报告书、广告词等。商贸英文书信是外贸交往的重要工具，外贸人员不仅要懂得外贸英语，而且必须善于运用外贸英文与贸易伙伴进行书信交流。

与普通信件相比，商贸英文书信有其特殊的格式、固定的商业术语和特定的商业习惯用语。由于东西方文化的差异，它与中文书信在形式和内容上也都有很大的不同。因此，要写好商贸英文书信，除了要求撰写人精通英语，具有较高的商贸专业水平和政策、法律水平以外，还必须认真研究商贸英文书信的写作特点和技巧，即信封的写法和信内的信头、收信人名址、称呼、正文、结尾、签名等几大部分。

2.外贸信函的分类

外贸信函从功能、用途上可分为：建立商贸关系、寻求、查询信用、推销产品、询问报价、订购货物等数种。

3.外贸信函的结构

(1)信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。

英文信封的基本格式是(美国式)：

THE TENTH NATIONAL BANK，Stamp

101 Wall Street，

NEW YORK 5.N.Y.，

U. S. via air mail

Mr.Liming，

No 363，Renmin Road，

Chong Qing，630000

China

这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：

630000

中国重庆人民路363号： 贴 邮票

李 明 先生 收

美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄

由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址(这是美国式写法，英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。)，在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上，是先写收(寄)信人的姓名(名称)，第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码，第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。

(2)信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址(与信封上写法一样)，再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如：

例一：

150 Kensington Road

书信的格式 篇2

【摘要】本文对外贸商务英语信件写作中的几个问题进行了分析，供广大同学参考。

一、函电写作的用词与格式商务英语书信是指交易时所使用的通信手段。

在美国，常用Businesswriting,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常有生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen’sEng-lish;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Blockstyle),美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(indentedstyle),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度重视工作效率的美国公司，已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址(Insideaddress)。信内地址的写法也有垂直式或缩进式之分，垂直式或称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

二、函电写作的礼貌原则礼貌原则在对外领域中的作用主要是帮助交流双方建立一定的社会联系，作出礼节性的表示，扮演交际协调沟通的角色。

外贸英语有其自身独有的词汇、用法和习惯表达方法。因此。要熟练自如地进行翻译，很大程度上取决于能否掌握其语言特点和习惯。下面介绍礼貌原则的一些语言特点和翻译方法：

1信函套语多中外信函中，凡向对方提出某种要求，常用“请”字，中文只用一个字。外贸英语中，仅用please是不够的，习惯用其他更亲切、客气的词语“.请”字表达主要有下面几种结构：(1)使用Weshall(should)begrateful/can/will/could/would?结构。请告你方市场详情。Weshallbegrateful/obligedifyoucanprovide118withallpos-sibleinformationonyourmarket.请迅速寄来备有存货的中、上品质棉花样品与价格表，不胜感激。Weshallbegladifyouwouldsendusbyreturnpatternandpricesofgoodandmediumqualitycottonavailableforstock.(2)使用“Wewouldappreciate?”,“Itwouldbeappreciated+clause”结构。请报50t花生实盘。Weshallappreciateitifyouwillmakeusafirmofferfor50tonsofpeanuts.请寄贵公司图解目录一份。Itwouldbeappreciatedifyouwouldsend118anillustratedcata-logueofyourmanufactures(3)使用“kindly”。请将两份提单分别邮寄，同时开来30天汇票以便承兑。KindlysendUS2BillsofLandingbyseparatemall,togetherwithyourdraftat30daysforacceptance.

2突出对方本位(youattitude)为体现礼貌原则，在人称上少用第一人称(I,we)作主语，采用第二人称或第二人称物主代词+名词，以突出“youattitude”。汉译时，多采用谦辞，如称对方为“贵公司”,称自己一方为“本公司”,“我公司”,“敝公司”等？.Yourearlyofferwillbehighlyappreciated.早日发盘为感。Foryourconsiderationandthat。yourend-users,wehavetakenthisopportunity0fenclosingtwosetsofourliterature.借此机会附上两套资料，供贵方和用户参考。Ifyouarenotinterestedintakingadvantage0ftheofferingsonthelist,pleasebegoodenoughtoforwardittosomeofthefirmswithwhichyouhaveestablishedbusinessrelationships.如果贵方无意购买我方产品，烦请将货单转寄给与贵公司有业务往来的其他商行。

三、措词婉约、语气缓和外贸语言讲究婉转，遣词用字含蓄。即使是贸易开展不利，或双方分歧较大，也不宜用生硬的、讨伐式的语言。

须知外贸中婉转的语言比强硬的措词更有力量，句型上常选用：(1)用“it”作形式主语，强调客观性。Itisgenerallyconsiderednotadvisabletoactthatway.这样做一般认为是不妥的。Itisselfunderstoodthatanydelayinshipmentwouldcausefinan-cialloss.不言而喻，迟误发货势必会造成经济损失。(2)用被动语态指出对方错误。Wearecompelledtoexpre88oursurpriseanddisappointmentatfindingthegoodscontainedinyourlastshipmentnotuptotheagreedstandard.我们必须要向贵方指出：贵方最后一批装运的货物与所签协议标准不符合。我们对此感到惊讶与失望。Theagreementhasbeenkeptonourpartbutnotontheirpart.我们这方面遵守了协议，而他们那方面却没有遵守。(3)用让步从句表示拒绝、分歧、妥协。Whileweappreciateyourorder,weverymuchregretthatwecannotentertainanyfreshbusinessinthislineowingtoheavycommitments.感谢贵方订单，然而由于我方供货任务重，非常遗憾，我们不能在承受新的业务。WemanagedtosqueezeforyouoneshipmentofDaqingcrudein10,O00metricctons,whenwehavebeencommittedwith0ldeIsfromourregular虽然我们把货都卖给了老客户，我们还是设法给你挤了一船舶万吨大庆油。

四、结束语

书信的格式 篇3

一，间接对应性。日常生活中的言语交流，都是人与人面对面进行的，交流中并不完全依靠语言，表情、姿态、语气等都可以在交流中起表达的作用。书信是间接交流，无法传达表情、姿态和语气，因此，在选词造句方面远比日常言语交流要求高。

二，超时空性。日常生活中的言语交流，双方处于同一的时间和空间之中，表达和接受都是即时性的。书信则不同，它的表达到接受之间，有着空间和时间上的错位性，也就是说，双方处于时差对应和异地对应的关系之中。由于双方并不处于一个特定的环境和氛围之中，沟通的难度显然大于日常生活中的言语交流。

这些特点对于书信而言既是局限，又是长处。局限是不如对面的言语交流那样随意、方便，长处在于书信是经过精心推敲之后思维固化的产物，要比直接的言语交流严谨、可靠。

书信可以分为两大类型。一类是一般日常书信，又可称为大众书信，就是普通人写给亲人、朋友、同事、同学及其他相关人员的私人书信。另一类是专用书信，多数用于公共机构之间的交流或私人与公共机构之间的交流。书信的具体种类很多，本章择要介绍其中的主要类型。

书信是一种有固定格式的文体，其格式由五部分组成，分别是：

一，称谓。要求在书写区最上端顶格书写，以对方的姓名为中心，前面可加修饰、限定的词语，如“亲爱的”、“尊敬的”，后面可加对方的身份，如“先生”、“女士”、“叔叔”、“老友”等。称谓之后，要加冒号。

二，问候语。这是书信在漫长的应用过程之中形成的一种礼仪形式，在未表达正式内容之前，先对收信一方表示问候。这部分的书写格式与正文相同，形成文章的第一自然段。

三，正文。这是书信的主体，与一般文章的写法相同，或叙事，或抒情，或说明，或议论。一般由若干自然段组成，以使其层次清楚。

四，祝颂语。这是附在正文之后的礼节性话语，最常见的是“此致／敬礼”，也可根据双方关/文秘站－中国最强免费文秘网！/系以及对方身份写出丰富多变、具有个性特色的祝颂语。

书信的格式 篇4

1.事务书信的格式

事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

2.事务书信的写作要求

信头：

信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。

日期：

事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写法：英式为19（th）April，1995；美式April19，1995。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。如全部使用数字表示日期，容易引起误解，应避免使用。

收信人名称及地址：

信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。

收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性，切勿擅自更改。

敬语的用法及略写也有一定习惯。比如，Mr.

（Mister）冠于男子姓氏前。Messrs.（Messiears）是英语Mr.的复数，相当于Gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称，均不用Messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用Messrs.。例如：Messrs.LakeKane＆Co.，Ltd；Mrs.为已婚女子，则在后面写其夫姓，Mrs.Judd；Miss为未婚女子，其复数为Misses；Dr.（Doctor）冠于博士姓名前；Rev（Reverend）用于神职人员姓名前，可加定冠词the。另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.，总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof.

信内地址写法，英美格式差别较大。美式写法：门牌号前没有No.字样，后面也没有逗点。而英式写法则相反。如：

Mr.ClarkCooper

No.8，QueenVictoriaStreet

London，E.C.2

England

注：E.C.2指伦敦东区2。

称谓：

事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼：Sirs。公司行号等商业书信多用Dearsirs，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用Gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，Gentleman和DearGentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数Sir，而要在Sir前面加上Dear，即DearSir。

正文：

正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空两格）；段落之间空双行。正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些。正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。

结尾套语：

结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。较常见的有：Yourstruly，Yoursverytruly，Trulyyours，Verytrulyyours，Yoursfaithfully，Faithfullyyours。如果收信人是个人，则可用：Yourssincerely，Sincerelyyours。

签署：

签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下：:

签名者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称，然后再签署。

女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。

当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by、for或perpro字样。

其他事项：

其他事项包括：注意事项、事由、备查、附件、附言等。

注意事项（Attention，缩写：Attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。通常放在信内“姓名及地址”下面，或与称谓同一行之右边。

事由（Subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。

备查，为明确责任，便于日后查考，在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多，发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。

附件（Enclosure，缩写为Encl），在“发信人及打字员姓名首字”下面，应附注表明有几个附件，以方便收信人查点。如：Encl.：Onecheck（指附有一张支票）；Encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即Asstated）。

书信的格式 篇5

书信在通信不发达的古代使用十分广泛，人与人之间的联系主要是靠书信来进行的，所以书信类文言文在古典文献中占有不小的比例。书信一般是写给亲人、朋友、后辈等，或问候报平安，或抒发思念之情，或请求对方帮忙，或赞美对方，或勉励告诫晚辈奋发图强，或回复对方的话并介绍自己的情况等等，书信涉及的内容相当广泛。再加上古代人很讲究礼节，特别是书信还必须按照一定的格式来书写，所以书信类文言文的阅读和其他类的文言文阅读还是有区别的。

第一，学生要想读懂书信类文言文必须具备一定的文言文阅读基础，即掌握一定数量的文言实词、虚词的意义和用法、词类活用、通假字和常见文言句式的特点等文言文知识要点。通过学习教材中的文言课文以及阅读课外的篇目，学生要尽可能多地积累文言文基础知识。

第二，古代书信一般都有一定的写作格式，尤其是谦辞敬语的运用。书信的内容主要有称谓语、提称语、思慕语、正文、祝愿语和署名六个部分。如文言文书信格式有：称谓后附提称语。如运使学士阁下（王安石《上杜学士言开河书》）、虹生十四兄亲家年大人情右（龚自珍《与吴虹生书》）等。常见的提称语有足下（最初用为下对上的敬称，后来多用于同辈之间），膝下，旧时子女致父母的信，多以“父母亲大人膝下”起首，既表敬重，又表达对父母的眷恋之情。再如，“顿首”通常用于下对上及平辈间的敬礼。如官僚间的拜迎、拜送，民间的拜贺、拜望、拜别等，也常用于书信的开头或末尾。如，“丘迟顿首”（《与陈伯之书》）。自谦之词在古代书信中多用于自己和家人，如司马迁在《报任安书》中说“太史公牛马走再拜言”意思为“太史公像牛马一样供役使的走仆司马迁再次拜言”。这是司马迁写给朋友任安的信，所以他就用牛马来指代自己，属自谦之词。一般来说，古人对别人都用敬语，对自己和家人则用谦辞。学生阅读时要注意区分。

第三，抓住信的正文部分。信的开头、结语属于书信的客套话或者出于礼节的需要，而关键内容一般在正文部分，这才是作者真正想告诉对方的内容。一般来说，信的开头先谈谈有关对方的事情，表示关切、重视或谢意、敬意，然后再谈自己的事情。学生阅读时要弄清的是作者写信的缘由以及写信的目的。学生对信中涉及到的人物事件之间的关系也要理顺，抓住了这些就能读懂书信的内容。

第四，要细心体会书信字里行间蕴涵的情感、态度和想法。如司马迁的《报任安书》一文中，司马迁用大量篇幅先叙述自己遭遇腐刑的屈辱，接着运用历史名人的典故来表达自己隐忍的苦衷、坚强的意志和奋斗的决心。学生如果阅读时能深刻地体会作者内心久积的痛苦与怨愤之情，就能把握住这篇书信的主题，也就明白了作者为何写信回绝任安的请求。如果真的按照任安要求的做“只会恰好引人耻笑而自取污辱”，所以从信中读懂作者抒发的感情或者表达的观点看法至关重要。