《英文书信格式【最新3篇】》

商务英语是以适应职场生活的语言要求为目的，内容涉及到商务活动的方方面面。商务英语课程不只是简单地对学员的英文水平、能力的提高，它更多地是向学员传授一种西方的企业管理理念、工作心理，甚至是如何和外国人打交道，如何和他们合作、工作的方式方法，以及他们的生活习惯等，从某种程度上说是包含在文化概念里的。由此可见商务英语在我们的工作中十分重要。下面是小编精心为大家整理的英文书信格式【最新3篇】，如果能帮助到您，小编的一切努力都是值得的。

英语写信格式范文 篇1

关键词：外贸英语函电；课程特征；教材

外贸英语函电是一门融国际贸易业务知识与英语知识为一体的高层次的应用语言课程，它涉及商务信函的格式和写作原则，以及进出口业务的各个环节。它的任务是培养学生运用英语解决国际贸易活动实际问题的能力，使学生了解国际贸易活动中的各个环节及其特点，学习和掌握英语在各业务环节中的应用。它要求学生不仅掌握国际贸易的基本原理、基本知识、基本技能和方法，而且能够撰写格式规范的外贸书信。

一、外贸英语函电的课程特征

外贸英语函电作为一种特殊的文体，有着不同于其他文体的特征。传统的商务信函属于正式文体，体现在格式规范、要素完备、专业特征明显等方面(隋思忠，2007)。随着国际商务的发展，现代商务信函已经出现了非正式化的趋势，表现在词语选用简明通俗、朴素无华，句子简练、言简意赅，语气上越来越接近口语表达方式。

作为一门英语写作与外贸实务相结合的综合型课程，外贸英语函电在语篇、词汇、文体、实用性及学科交叉性等方面都有自己独特的特征。

(一)语篇特征

外贸书信最大的特征就是格式规范。具体来说，外贸书信的格式有全齐头式(full-blocked format)、齐头式(blocked format)、半齐头式(semi-block format)和缩行式(indented format)。由于全齐头式的信函各部分内容都从左边空白处写起，用起来方便省事、快捷高效，是目前使用最广的书信样式。

外贸书信的内容格式也比较严格。外贸书信的组成部分可分为必备部分(standard parts)和任选部分(optional parts)。 必备部分是任何一封外贸书信所必须具有的，包括：信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾套语、签名。任选部分是根据具体的商务活动需要添加的部分，包括：信函编号、事由、经办人代号、附件、抄送、附言。

(二)词汇特征

外贸英语书信有别于其他英文书信的一个特点就是它涵盖了大量的专业词汇，从而增加了教师和学生在教学两方面的难度。撰写外贸英语信函要求言简意赅，切忌模棱两可。学习该门课程应该准确把握词语的含义及使用背景。

外贸英语书信针对不同的对象，采用的开头方式各不相同。具体如下：

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Wang， 表示写信人知道收信人的姓名和性别

Dear Sir，/ Dear Madam， 表示写给一位有具体职衔的人，而且写信人知道收信人的性别

Dear Sir or Madam， 表示写给一位有具体职衔而且写信人不知道其性别的人

Dear Sirs， 表示写给一家公司，没有明确的收信人

(Bilbow， G.T.，2001:3)

由于外贸英语属于一种公文函电性质，行文时为了避免个人主观色彩，言辞之间杜绝使用第一人称代词单数，第二三人称代词的单数形式也基本不用，而且与之相对应的名词也多用复数。这样，可以突出公函中“公”的意义(孟广君，2000)。如： We have seen your advertisement in the Trade Dictionary No.2.

(三)文体特征

一份好的商业书信应体现出语言自然精炼、行文流畅、可读性高的文体风格(Bilbow， G.T.，2001)。在撰写商业书信时，除了要注意格式规范外，还应注意所使用的语言必须自然精炼，同时避免语言的单调，力求使语言结构富于变化。

(四)实用性特征

外贸英语函电是一门实用性很强的课程。前文提到，外贸英语函电是一门融国际贸易业务知识与英语知识为一体的高层次的应用语言课程，这就要求学生不仅要有扎实的语言基本功，还应该通过具体操作来熟悉进出口业务的各个环节，理解相关的业务知识，训练英语表达的技能(隋思忠，2007)。

(五)学科交叉性

外贸英语函电不同于其他课程的一个特点是其不仅涉及英语和进出口业务的各个环节，还涉及到与进出口业务有关的保险、银行业务、经济法等。这在一定程度上增加了教师和学生在教学两方面的难度。

二、外贸英语函电教学中的主要问题

虽然外贸英语函电课程是商务英语专业、国际贸易、国际金融、涉外文秘、国际商务(国际邮政通信方向)等专业的一门重点课程，然而，目前的外贸英语函电课程教学效果却令人很难满意。具体来说，主要有以下问题影响了该课程的教学效果以及学生的学习效果：

(一)教师因素

外贸英语函电这门课程的性质和语言特点决定了教师必须首先具备以下两种素质：一是擅长普通英语写作教学，具有扎实的英语基本功；二是熟悉外贸业务。合格的英语教师应将教学与实践相结合，既能传授学生语言知识，又能针对外贸业务的各个环节讲授外贸知识。然而，目前的外贸英语函电教学却存在两个极端：一是将外贸英语函电作为英语精读课或者英语泛读课进行讲授，在课堂上全部用英语讲课，对外贸业务各个环节的知识却语焉不详或者一知半解；二是将外贸英语函电看作纯粹的专用英语(English for Special Purposes，简称ESP)，由熟知外贸业务及知识的老师上课。这些老师在课堂上注重对外贸知识的讲解，而忽略了对学生英语基础的了解以及对英语基础知识的巩固。

(二)学生因素

外贸英语函电是英语写作与外贸知识相结合的一门综合性、高层次的应用语言课程，对学生的英语基础要求很高，同时要求学生了解外贸知识。因此，一旦学生英语基础差，对外贸知识一无所知，就容易对外贸英语函电这门课程产生畏惧心理，进而严重影响他们学习的积极性以及学习效果。

(三)教材因素

目前，国内关于外贸英语函电方面的书籍种类繁多，内容各异。他们的一个共同点是大多以英语讲解为主，汉语译文或者注释不多。对于中国学生来说，全英文的书籍固然有利于提高英语学习的效果，但无形中也增加了学习的难度，也就很难激发学生学习的兴趣和积极性。对专科生而言，教材的选择应该坚持“学了有用、学了够用、学了能用”的原则。

三、建议与对策

要摆脱外贸英语函电课程目前面临的问题，笔者依据对外贸英语函电课程的教学实践，提出以下建议和对策以供探讨。

(一)提高教师的综合素质

作为外贸英语函电课程教学活动的组织者与实施者，教师自身的素质对这门课程的教学效果及学生的学习效果起着至关重要的作用。具备扎实的英语基本功是对教师的基本要求。同时，由于外贸英语函电是一门专业性很强的课程，具有学科交叉性，因此，承担外贸英语函电课程的教师应该对经济、市场营销、保险、金融、国际贸易、组织行为学等领域的知识有所了解，清楚各领域的理论结构，熟悉商务活动的程序及需要注意的问题(王伶，2008)。具体来说，教师应该从以下几方面提高、拓展自身素质。

转贴于

1.充分利用网络资源，丰富教学内容

随着计算机技术日趋成熟，当今社会已经进入网络不断普及、信息日新月异的全新时代。网络也为教师提供了丰富的教学资源与学习资源。就外贸英语函电课程而言，笔者在教学过程中就通过网站查阅了大量的相关资料，如国际贸易网(http: -、世贸人才网(http: //c_16579.shtml)、学习电子商务(http: 、外贸(http: 、中国英语网(http: 等。通过上网，笔者不仅加深了自己对外贸知识的掌握，同时也丰富了教学内容，提高了教学效果。

2.视野开阔

由于外贸英语函电自身的特点，承担外贸英语函电课程的教师不仅应该熟悉商务英语专业的专业教学计划，了解学生外贸知识水平，与商务英语专业其他课程老师进行交流沟通，以人之长补己之短。同时，应该了解相关的法律法规以及国际贸易中的一些通行做法。比如，《跟单信用证统一惯例——2007年修订本，国际商会第600号出版物》(简称“UCP600”)、SWIFT信用证(cf. 徐美荣，2007:152)、《2000年国际贸易术语解释通则》、形式发票、补偿贸易等。

就教学内容来说，教师不应该只着眼于外贸英语函电、商务英语函电、涉外经贸函电、对外商务函电之类的书，同时也应参考外贸英语口语、英文书信、外贸知识等方面的书。笔者在教学过程中，以隋思忠的《外贸英语函电》(第二版)为教材，同时参考了田翠欣与张付宪(2007)编著的《外贸英语口语》以及外语教学与研究出版社2001年引进的Grahame T Bilbow 的《朗文商务致胜英文书信》。

3.提高对语言的驾驭能力

承担外贸英语函电课程的教师不仅应该有扎实的英语基本功和外贸知识以及流利的英语口语，还应该不断提高自己的汉语表达能力。教师应该能够熟练地用英语和汉语表达自己的思想，在课堂上努力做到驾轻就熟、深入浅出、旁征博引，激发学生学习积极性，提高学习效果。

4.提高自身的文化素养

学习一种语言，不仅要学习它的词汇和语法，还应该学习它的文化。作为一门语言课程，外贸英语函电必然要求老师准确把握词汇的文化内涵，理解外贸过程中的文化差异，并引导学生认识到这种差异，从而用地道的英语从事外贸业务。

5.不断改进和丰富教学方法

笔者在教学过程中采用了理论讲解与模版分析相结合的办法。具体来说，就是首先讲解理论知识，然后分析相应的外贸英语书信。比如，在讲解“建立业务关系”一章时，首先讲解建立业务关系的步骤、途径和方法，然后讲解相应的书信。建立业务关系的完备步骤有：告知对方如何得知其情况；自我介绍；表达与对方建立业务关系的愿望；期待对方早日回复。同时，在信中要充分表达自己的诚意，讲明自己的优点。下面一封信讲述的是贸易双方的初次接触。

Gentlemen:

Being one of the largest importers of Chinese arts and crafts in this city and shall be pleased to establish business relations with you.

At present， we are interested in your products， details as per our Inquiry Note No. 618 attached， and shall be glad to receive your keenest quotation as soon as possible.

Yours truly，

该书信开头介绍自己，讲明自己是当地中国工艺品的主要出区商之一，然后告知对方愿与对方建立业务关系，最后表示期待对方早日复函。

教师在实际教学过程中，还可以利用现代化教学手段，如多媒体教学、网络教学等。同时，教师在有条件的情况下，还可以强化实践性教学。

(二)完善学生知识结构，提高学习效果

1.转变学习方式，学会自主学习

学生要积极发挥自身主动性，提高自学能力，加强对各类相关知识的收集、消化与吸收，丰富自己的知识体系，完善自己的知识结构。教师要促进学生自主学习，使学生能够自己去探究、研讨，使他们的身心全部投入到学习活动之中。学生要转变观念，由“要我学”变为“我要学”。

2.扩展学习场所，丰富学习资源

随着网络的发展与普及，网络资源已成为教材之外教师与学生获取知识的最重要的来源。因此，学生在学习过程中，应该充分利用网络资源，实现学习场所由课堂延伸到网络，学习内容由教材延伸到网络资源，积极主动地上网查询各类与自己专业发展相关的信息。

3.打好英语基础，加强外贸知识的学习

英语基础较好的学生可以从阅读英汉对照的外贸知识入手，看懂外贸英语书信，然后逐步写出格式规范、语言自然简练的外贸英语书信。英语基础较差的学生可以从阅读汉语的外贸知识入手，然后在看懂英汉对照的外贸知识和外贸英语书信的基础上，尝试写作外贸英语书信。总之，学生应在打好英语基础的同时，加强外贸知识的获得与学习，逐步掌握外贸英语写作的特点，最终写出格式规范、语言自然简练的外贸英语书信。

(三)改编现有教材，满足教学需要

1.完善现有教材体系与内容

教材的编写非一日之功。因此，以现有教材为基础，对其进行改编理应成为青年教师的基本能力。教师可以结合自身教学实践，依据教学大纲，从学生实际水平出发，参考国内各类外贸英语函电类书籍以及其他一些相关书籍，以某一本教材为基础，对其进行必要的修改与补充。笔者在教学中使用了隋思忠(2007)编写的《外贸英语函电》。该书的优点在于对常见的外贸术语及外贸英语书信中的常见句子给出汉语注释，同时从实用角度出发，设计了大量练习题，以提高学生的实际动手能力。该书的不足在于对外贸业务的各个环节所列书信偏少，学生难以深入全面地理解外贸业务的各个环节。因此，笔者将徐美荣(2007)编写的《外贸英语函电》中关于外贸业务各个环节的书信打印出来，分发给学生。在讲完每一个外贸业务的环节之后，对这些书信予以讲解，并结合隋思忠的《外贸英语函电》中的练习进行巩固，力求使学生深入全面地理解外贸业务的各个环节。

2.英汉语结合

教材的选取与编写都应该考虑到教材的对象是母语为汉语的中国学生。母语对外语的学习有很大影响，因此，外贸英语函电类的教材及书籍应该提供一定的汉语介绍与评注。笔者认为，在编写教材时应该用汉语对外贸知识进行必要的介绍并对外贸英语书信进行必要的汉语注释。这样做可以激发学生的学习兴趣，有效降低学习的难度，从而提高学生的学习效果。

3.理论与实践相结合

外贸英语函电是一门实用性很强的课程，因此在讲解每一个外贸环节时，除了理论知识之外，还应该有足够的实践练习，让学生学以致用，掌握每一个外贸环节及其对应的信函的写作。比如，“销售合同”一章，隋思忠编写的《外贸英语函电》除了对合同的每一条款给出汉语注释外，还专门设计了填制合同练习，让学生切实掌握销售合同的撰写。

四、结语

外贸英语函电课程内容丰富，特征鲜明，对教师、学生、教材都有很高的要求。作为新时代的教师，尤其是青年教师，应该充分利用网络及其他媒体丰富自己的专业知识，提高自身的文化素养。在实际教学中，积极改进教学方法，完善教学模式。同时，应该结合自身教学实践，对现有教材进行改编，逐步形成自己的教学体系。教师应该突出实用性应用能力和专业性技能的训练，致力于培养具有熟练专业技能、较强实践能力和良好职业素质的高等应用型外贸人才(马列展、徐娜，2007)。

参考文献：

[1]Bilbow，G.T.朗文商务致胜英语书信[M].北京：外语教学与研究出版社，2001.

[2]马列展，徐娜。高职院校外贸英语函电课程教学改革与实践[J].江西青年职业学院学报，2007，(3):53-55. [3]孟广君。外贸英语文体分析[J].上海电力学院学报，2000，(4):65-71.

[4]隋思忠，曾玲。外贸英语函电[M].大连：东北财经大学出版社，2007.

英语作文书信格式 篇2

关键词：商务英语书信格式结构

随着各国之间贸易交流的加深，尤其是在我国加入WTO后，国际贸易活动日益频繁，作为对外贸易中的一种基本的交际方式，商务英语书信也得到广泛应用。然而，有些信件冗长而结构不严谨；有些措辞粗略无礼，空洞无物；有些累赘而模棱两可，充满着陈词滥调，晦涩的行话和难懂的专业术语；有的甚至还有拼写和语法错误，这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生，以及从事对外贸易的工作者来说，熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用，是不可或缺的一项技能。

一、商务英文书信的格式

一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。

二、商务英文书信的结构

不论传统的缩头式，还是现代的齐头式，一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中，每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，是不能随意互换的。

1.信头。信头所包含的是写信人的基本情况，包括姓名、地址、电话号码、电传号码，以及传真号码甚至E-mail地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸，以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

2.案号和日期。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Ourref”和“Yourref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

3.封内名称和地址和开头称呼语。封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，在英文书信中要使用敬语，在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与DearSirs(英国式)二种，相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的，美语用Gentlemen(复数形式),英语用DearSirs。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号，美国式用分号。

4.信文。信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌；语法正确，切中要点；段落划分明确，每段集中于一个话题；打印准确，布局要有艺术性，使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。5.结尾敬语。结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。最为典型的美国式写法是Sincerely和Bestregards，典型的英国式表达有Yourssincerely（熟人或知道对方姓名），Bestwishes,kindregards和yoursfaithfully（不知姓名）。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

6.写信人签名或签署。签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。

7.注意事项。注意事项的习惯用语是：Fortheattentionof或简单的Attention,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。

8.事由、标题。事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。9.经办人代号和附件。经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有：Enclosure,Enclosures,等。

10.抄送。抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc,后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。

11.附言。附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件，这可能会影响到你的信誉。

总之，当书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。

参考文献：

[1]戴冬冬：论商务英语写作[J];东北大学学报(社会科学版);2001年03期；68～70

英语写信格式范文 篇3

一。 美式英语与英式英语之间的差异是如何产生的

美国着名作家马克·吐温曾经这样说过：“The British and the Americans are divided by the same language.”美式英语与英式英语是同一种语言。然而，在美国人所使用的英语和在英国本土所使用的英语的确存在不少差异。从历史上来看，美式英语是从英式英语中起源及发展出来的。事实上，从1609年开始，英国移民不断迁居欧洲，到1733年已建立时起13个英属殖民地，人口总数也持续上升。这时，英语在新世界的传播与发展已有了正逢其时的时机与条件。这个时期的英语后来被语言学家们称为北美殖民地英语或美国早期英语。但是，早期移民到北美大陆的除了英国人外，还有其他几个国家的人。

那么，美式英语最终是如何确立了自己的地位的呢？18世纪以后，特别是美国民族主义建国时期，随着越来越多的非英裔移民的进入，美国民族主义开始高涨，反英的民族情绪进入了一个新的阶段。美国民族主义者为了彻底且永远地摆脱英国殖民统治者在思想和文化方面的渗透与束缚，首先提出建立自己的民族语言，即从形式上将美国英语同英国英语区分开来，因为他们认为既然要建立自己国家的新的民族语言， 那么这门新的语言在形式和表达方式等各个方面都应该拥有自己的民族的特色。所以，一批政治家们与一些语言学家们从拼写到词汇和读音以及表达方式等方面进行了一系列的改革，正是在这个过程中，原先已经产生并发展出来的美式英语包括已产生的与英式英语的差异得以保留并弘扬发展。

二。美式英语与英式英语在函电中的差异

(一)首先是日期、数字表达方面的差异日期、数字表达方面的差异。

在日期方面，美英的表达方式是有差别的。以日为先，月份为后，此为英国式，美国式则与此相反。

如一九九六年三月二日的写法：March 2, 1996(美式英语), 2nd March, 1996(英式英语)。

在美式英语的写法中，1st, 2nd, 3rd的st, nd, rd是不使用的。由于日期书面表达不同，读法也不一样。如1987年4月20日，英式英语的写法是20th April, 1987,读成the twentieth of April, nineteen Eighty-seven;美式英语的表达是April 20, 1987,则读成April the twentieth, nineteen eighty-seven。同样，全部用数字表达日期时，英式英语与美式英语也有差别。1998年5月6日按照英式英语应写成6/5/98,而按照美式英语应写成5/6/98;01.08.1998是英式英语中的1998年8月1日，按照美式英语的表达方式却是1998年1月8日，美式英语的1998年8月1日应写成08,01,1998。因此，全部使用数字来表示日期时，往往发生误解，在商务活动中必须谨慎使用。

表达百万以上的数字概念英式英语和美式英语的差别甚大，如one billion英式英语指的是"万亿".,"兆",而美式英语则指"十亿";one trillion英式英语则相当于million million million,是百万兆，在美国英语里却相当于英国英语的one billion,是"万亿"、"兆"。

(二)下面来说说商务英语书信方面的差异。

商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信。在美国，常用Business writing,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。

英式英语和美式英语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语Queen's English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式(Block ),美国常用这种格式；每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式(Indented ),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。

正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址(Inside address)。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。

在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的缩写),不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式),用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr, Mrs, Messrs,均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美式英语反而加缩写句点如Mr., Mrs., Messrs.。

在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种，相当于我国的"敬启者"或"谨启者"。如果信是写给某个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。如果对方公司只有一人时，必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号(comma),美国式用分号(colon)。

书信结尾客套 语(complimentary close)有多种，相当于我国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely或将副词放在前面，即，Sincerely Yours和Best Regards,典型的英国式表达有Yours Sincerely(熟人或知道对方姓名),Best Wishes, Kind Regards和Yours Faithfully(不知姓名)。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。

在信封的写法上也有差异，收信人的姓名，地址，英式英语多用缩进式，而美式英语则用并列式。