《文件管理制度优秀4篇》

在社会发展不断提速的今天，人们运用到制度的场合不断增多，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。你所接触过的制度都是什么样子的呢？这次帅气的小编为您整理了文件管理制度优秀4篇，如果对您有一些参考与帮助，请分享给最好的朋友。

文件管理制度 篇1

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理员的职责：

1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

2.积极参加档案工作的对外协作活动。

3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。

4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

5.做好借阅和利用效果登记；做好检查、借阅、回收、整理归档工作；做好分类和综合工作。

6.保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、档案的借阅

1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。

2.公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

3.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

五、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5.在销(）毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

文件管理制度 篇2

为了搞好监理文件及资料的日常管理工作，使其纳入标准化、规范化，系统化的轨道，结合本工程项目实际情况，公司制定了'施工阶段资料管理制度'期，要求监理部按本实施细则执行：

（一）监理文件及资料按照综合文件类、图纸类，质检资料类，进度控制文件类，计量支付类，施工原始记录类进行分合同、分类归档。

（二）综合文件类按照竣工验收文件、月报及工程总结、监理及承包合同、变更设计文件、一般文件类归档。

1、竣工验收文件包括竣工验收鉴定书、竣工验收报告、交工验收申请、批准文件。

2、月报及工程总结包括月形象进度报表，监理月报，年中、终及最终工程总结报告。

3、监理及承包合同包括监理服务协议书、各合同段承包合同以及补充协议书。

4、变更设计文件类包括变更会议纪要、工程变更设计申请表、变更令，应分合同按顺序归档。

5、一般文件类包括业主、承包人来文，监理办下发通知、工作指令，监理会议纪要，监理规划及实施细则以及其他文件类。业主、承包人来文按收文时间分类归档，监理部下发通知、上报文件按成文时间单独归档；会议纪要及工作指令分合同按时间顺序分别归档；监理规划及实施细则单独归档。

（三）图纸类包括设计及施工图纸、变更设计图纸。图纸类分合同按路线、路基、路面、桥涵、防护、断面图、变更设计图顺序分别归档，其中变更设计图按下发的时间顺序排列。

（四）质检资料类按试验检测报告、测量资料、现场质检资料、质量文件类归档：

1、试验检测报告包括各种原材料试验报告、砼及砂浆配合比试验报告、砼及砂浆强度试验报告、击实试验报告、压实度试验报告、稳定土强度试验报告、水泥剂量试验报告、油石比试验报告、筛分试验报告、其他各种试验报告、外购材料（产品）合格证书。试验检测报告应分类、分合同按工程单位划分分类归档。

2、测量资料类包括导线、水准复测成果表、施工测量放样单、各项工程高程测量结果、线路测量结果、测量原始纪录。导线、水准复测成果表单独成册，施工测量放样单、高程、线位、原始记录分合同按照工程单位划分分类归档。

3、现场质检资料包括分项开工报告、检验申请单、质检表及检测结果、质量检验评定表、中间交工证书分合同按工程单位划分依据分项开工、检验申请、质检表、质量检验评定表、中间交工证书顺序分类归档。

4、质量文件类包括质量事故处理报告、停工、复工令分合同分类归档。

5、试验资料类由试验专业工程师统一收集整理归档，测量资料类由测量专业工程师统一收集整理归档，质检资料由各合同组长统一收集整理归档，质量文件类由综合组统一收集整理归档。

（五）进度控制文件类包括总进度图（表）、计划、批准文件，分期进度图（表）、（月、季、年）计划、批准文件，开工令，开工报告，施工组织设计，有关进度的往来文件。分合同依时间顺序分类归档。

（六）计量支付类包括中期计量支付证书、计量支付报表、中间计量表、质检资料、开工预付款支付证书、材料预付款支付证书、终期支付证书及附件资料，分合同依时间先后顺序分类归档。

（七）施工原始记录类包括监理日志、天气、温度及自然灾害等记录、施工照片集、其他各种原始记录，分合同段分类归档，其中监理日志由各监理工程师、现场监理员填写。

（八）所有监理文件及资料除试验、测量、质检类外统一由综合组收集整理归档。

（九）所有往来文件必须由综合组做好收发文记录。

（十）所有文件盒必须建立文件清单目录，后附备考表。

（十一）所有保存文件必须清晰，原则上保存原件。

（十二）建立文件阅办制度及登记请单。

（十三）所有文档由综合组在微机上做好文件索引并保存。

（十四）年终由综合组对本年度所有文件进行清查、登记、整理。

（十五）工程结束按业主竣工文件编制办法对监理文件进行归档、上报。

文件管理制度 篇3

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，本单位各类文件（党支部和行政）统一由办公室归口管理。

（二）收文的管理

第四条 公文的签收

1、单位所有文件（除领导订启的外）均由收发员（文书）登记签收、拆封（由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外）。在签收和拆封时，收发员（文书）需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1. 收发员（文书） 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员（文书）进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

第六条 公文的阅批与分转

1、凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由收发员（文书）分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2、一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，收发员（文书）应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条 文件的传阅与催办。

1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员（文书），阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4、文件阅完后，应交收发员（文书），切忌横传。

5、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

（三）发文的管理

第八条 发文的规定

1、单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2、各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

3、对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

第九条 发文的范围：

1、凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2、党支部、、行政办公室下发文件主要用于：

（1）公布单位规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

（3）公布单位体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关重大事项；

3、党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：

（1）对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

4、日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

5、各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

（四）发文程序与要求

第十条 发文程序规定：

1、各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

2、党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3、草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4、文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5、办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6、经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

8、需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；

10、经领导批准签发后的文稿交办公室收发员（文书）统一编号送打字室打印；

11、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12、文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员（文书）分发并检查落实情况。

（五）文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 办公室收发员（文书）对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

（六）文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围：

1、凡下列文件统一分别由办公室收发员（文书）负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

（2）党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；

（4）支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

（7）上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

（9）单位日志和大事记；

（10）单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2、业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条 立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

（七）文件的销毁

第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条 经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员（文书）和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

文件管理制度 篇4

(一) 质量文件包括各类文件、手册、作业指导书，有关标准、规范、规程，试验检验质量活动记录等。

（二) 建立收发文件记录，建立质量体系文件清单，及时收集整理质量活动记录(样品台帐、试验记录、试验报告、试验台帐等）。

(三) 质量文件由资料员建立档案分类妥善保管。

(四) 工程试验检测资料，由资料员随着工程进展及时整理并负责归档保管，工程竣工后移交技术部门统一归档上缴项目部。

(五) 及时下载有关方面的电子文件、通知，经主任签阅后编码登记，作为有效文件。

(六) 内部文件和资料，对他人复制或拷贝，须经主任批准。

(七) 过期资料的销毁严格履行报批手续，并造册登记入档。